土方奈緒ブログ

キャッシュレス会計、社員の精算金は1万円程度でしょうとお話ししました。

しかし、出張など多額の支出を要する経費については、精算額も大きくなり、社員に立て替えてもらうことは難しいケースがあるかもしれません。

この場合は、インターネットバンキングを利用して、仮払旅費を社員の口座に振り込んでおきます。

過不足は精算時に調整することで、キャッシュレスが可能になります。

キャッシュレス会計をさらに効果的にしたい社長へおすすめなのが、

インターネットバンキングによる銀行取引のオンライン化。

・現金を銀行から引き出す手間が削減できる。

・インタネットバンキングにより、銀行振り込みのために銀行へ行く手間がなくなる。

銀行に行って窓口で長時間待ったり、何度も記入した振込票の金額を電卓で検算したりといった、無駄な時間も大幅に削減されます。

経費立替精算は、給与と一緒に立替分を各社員の預金口座に振り込むと手間が一度ですみます。

さらに、その際にネットバンキングを利用すると、金融機関に行く手間が省けるという具合ですね。

キャッシュレス会計を導入すれば、

毎日、現金の出し入れを記録する必要がなくなる。

現金出納帳も不要になる。

残高が合わないこともなくなる。

かなりストレス減るはずです。

そもそも、経費精算を毎日する必要もないでしょうし、現金の盗難や紛失という危険性もなくなるので社長も安心です。

このように事務処理の負担を軽減するメリットはもちろん、経理の簡素化による経費削減、わかりやすい経理にもつながります。

キャッシュレス会計は、すべての入出金は預金から行うという内容です。
ですから、会社の入出金がある通帳１つだけからしか行わなければ、

「今会社にお金がいくらある？」

「どうしてこれだけしかお金がない？」

資金繰りの問題点も通帳をみれば一目瞭然です。

小さな会社の場合、正直会社のお財布と社長のお財布、ごちゃごちゃになってます。

どうしてよいかわからない・・・

ごちゃごちゃのまま。

そんな社長にはとくにおすすめ！！！

毎月1回精算書をきちんと作成して、経理処理していけば、社長のお財布も

気持ちもすっきりするはず。

また、自分はともかく、社員に経費を立て替えしてもらうのは忍びないとお考えの社長もいらっしゃるかもしれませんね。

それほど気にされることはないかと思います。

なぜなら、経費の立て替えは金額にして１万円に満たないことがほとんどですし、 小口現金の出し入れが面倒に感じている社員もいるはずですから。

きちんと精算さえ行われれば、不信感を抱かれることはありません。

店舗のレジがある現金商売以外は、極論するとキャッシュレスでＯＫでしょう。

会社に現金を置かないって、どうやってキャッシュレスにするのか？

簡単です。

社長、社員の経費精算は月に1 回にし、 その間、経費を立て替えておいてもらうのです。

立て替えた経費の精算には、立替経費精算書を使用します。

手順としては、

１．社員が経費の支払いを現金で立て替えます。
経費の領収証は、立て替えた社員が精算日まで保管してくださいね。基本領収書がないものは精算しないこと。
２．経費を立て替えた社員は、あらかじめ決めておいた締切日までに立替経費精算書を作成し会社に提出します。
領収証は立替経費精算書に添付。
３．会社は給与や役員報酬と合わせて、立て替えた経費を社員あてに銀行口座から振り込みます。

ポイントは立替経費精算書を各社員が自分で作成するということ。

1 人1 人社員が自分の精算書を作成することはそれほど大したことではありません。

ですが、同じ作業を経理担当者がいちいち整理や集計を手伝ってしまうと、 多大な時間が経理担当者にかかってきます。

そしてもう一つ、事務負担を減らす秘訣は、経費の精算を締切日に間に合わせること。

締切日に間に合わなかった立替経費精算は、翌月の給料で精算しましょう。

立替経費精算書が提出されたあとは、毎月、給料とともに立替経費を振り込み、 立替経費精算書を元に経理処理をすることになります。

社長の場合も同様です。 経理上ツケておいて1 ヶ月に１回精算すれば会計上はまったく問題なし。
大切なことは、「立替精算は月１回自分で申請すること」というルールを明確化して、社員に周知させることです。